Praca zdalna nie znosi odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy, ale zmienia sposób realizacji części obowiązków, ponieważ stanowisko znajduje się w uzgodnionym miejscu poza siedzibą firmy. Zakres działań obejmuje między innymi ocenę ryzyka, przekazanie zasad bezpiecznej organizacji, zapewnienie odpowiednich narzędzi oraz uwzględnienie ograniczeń związanych z prywatnością i warunkami domowymi.
Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP przy pracy zdalnej
Praca zdalna nie wyłącza obowiązków pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, choć ich zakres uwzględnia specyfikę wykonywania zadań poza siedzibą firmy. Pracodawca odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, ocenę ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną, przekazanie zasad bezpiecznej organizacji pracy, szkolenia BHP oraz narzędzia i wsparcie techniczne.
Pracownik organizuje stanowisko zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ergonomii oraz potwierdza oświadczeniem, że miejsce wykonywania pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Pracodawca nie przejmuje w pełni organizacji domowego środowiska pracy, dlatego obowiązki w tym zakresie są podzielone między obie strony.
Przepisy przewidują również ograniczenia dotyczące niektórych obowiązków typowych dla pracy stacjonarnej. W pracy zdalnej część obowiązków związanych z organizacją stanowiska pracy, zapewnianiem środków pierwszej pomocy, urządzeń sanitarnych, środków higieny osobistej i posiłków profilaktycznych może nie mieć zastosowania. Zakres tych ograniczeń zależy od właściwych przepisów i warunków wykonywania pracy.
Ocena ryzyka zawodowego i przekazanie zasad bezpiecznej pracy
Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej powinna uwzględniać zagrożenia związane z miejscem i warunkami wykonywania konkretnej pracy. Bierze się pod uwagę między innymi wpływ pracy na wzrok i układ mięśniowo-szkieletowy, ergonomię stanowiska oraz wybrane aspekty psychospołeczne. Ocena może być przygotowana wspólnie dla grupy stanowisk zdalnych, jeśli ich charakter i warunki pracy są podobne.
Na podstawie oceny pracodawca przekazuje pracownikowi informacje o zasadach bezpiecznej pracy. Powinny one obejmować:
- organizację stanowiska – zasady prawidłowego przygotowania miejsca pracy odpowiednio do wykonywanych zadań;
- bezpieczne wykonywanie pracy – reguły postępowania podczas realizacji powierzonych czynności;
- czynności po zakończeniu pracy – zasady bezpiecznego zakończenia wykonywania zadań;
- postępowanie w sytuacji awaryjnej – sposób reagowania po wystąpieniu zagrożenia i przekazania informacji o problemie.
Pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka oraz przekazanymi zasadami. Jeżeli charakter pracy tego wymaga, instruktaż stanowiskowy dla odpowiednich stanowisk, zwłaszcza administracyjno-biurowych, może zostać przeprowadzony zdalnie. Nie każda praca może być jednak wykonywana poza siedzibą firmy. Dotyczy to w szczególności prac szczególnie niebezpiecznych oraz związanych z określonymi czynnikami chemicznymi lub biologicznymi.
Organizacja ergonomicznego stanowiska oraz zapewnienie narzędzi i materiałów
Ergonomia stanowiska pracy zdalnej polega na dopasowaniu miejsca, narzędzi i sposobu wykonywania zadań do anatomicznych oraz psychofizycznych możliwości pracownika. Pracownik organizuje swoje stanowisko zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ergonomii, natomiast pracodawca powinien zapewnić sprzęt i narzędzia spełniające wymagania BHP i ergonomii.
Przy organizacji stanowiska należy sprawdzić przede wszystkim:
- dopasowanie do wykonywanych zadań – wyposażenie powinno odpowiadać charakterowi pracy;
- ergonomię narzędzi i sprzętu – rozwiązania powinny umożliwiać bezpieczne wykonywanie powierzonych czynności;
- dostęp do materiałów – pracownik powinien mieć materiały do realizacji zadań;
- wsparcie techniczne – powinien móc uzyskać pomoc dotyczącą użytkowania narzędzi pracy i problemów technicznych;
- ograniczenie obciążeń – organizacja miejsca i wyposażenia powinna uwzględniać indywidualne możliwości pracownika.
Wsparcie pracodawcy może polegać na bezpośrednim zapewnieniu sprzętu i materiałów albo na innej uzgodnionej formie finansowania ich zakupu. Konkretne wyposażenie zależy od rodzaju stanowiska i wykonywanych czynności, dlatego nie każde rozwiązanie będzie odpowiednie w każdej pracy. Jeżeli używane narzędzia nie pozwalają zachować zasad bezpieczeństwa lub ergonomii, pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy o wsparcie techniczne albo zmianę wyposażenia.
Szkolenia BHP, oświadczenia i dokumentacja pracy zdalnej
Pracownicy zdalni podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym z zakresu BHP. Szkolenie BHP dla pracy zdalnej może być przeprowadzone w formie elektronicznej, przy czym obowiązek i zakres szkolenia zależą od rodzaju stanowiska oraz obowiązujących przepisów. Ukończenie szkolenia może zostać potwierdzone dokumentem papierowym lub elektronicznym.
- szkolenie wstępne – odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy i może być przeprowadzone za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
- szkolenie okresowe – służy aktualizacji wiedzy BHP, a jego obowiązek i częstotliwość zależą od rodzaju stanowiska oraz przepisów;
- informacja o zasadach bezpiecznej pracy – powinna uwzględniać uzgodnione warunki pracy zdalnej oraz przyjęte procedury;
- oświadczenie pracownika – potwierdza zapoznanie się z zasadami oraz to, że organizacja stanowiska pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki zgodnie z wymaganiami BHP;
- dokumentacja pracy zdalnej – powinna odzwierciedlać uzgodnione miejsce i sposób wykonywania pracy oraz związane z nimi obowiązki stron.
Oświadczenie pracownika może mieć formę papierową lub elektroniczną. Nie zastępuje ono oceny ryzyka ani nie przesądza samo o zgodności każdego warunku pracy. Dokumentacja powinna być spójna z rzeczywiście uzgodnionym sposobem wykonywania pracy zdalnej i przyjętymi procedurami.
Kontrola warunków pracy zdalnej a prywatność pracownika
Pracodawca może kontrolować przestrzeganie zasad BHP w uzgodnionym miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale kontrola nie oznacza nieograniczonego dostępu do prywatnego mieszkania. Powinna odbywać się po uzgodnieniu z pracownikiem, z poszanowaniem jego prywatności oraz prywatności innych mieszkańców.
Kontrola dotyczy warunków wykonywania pracy i przestrzegania zasad BHP w środowisku pracy zdalnej. Nie powinna służyć ogólnej ocenie życia domowego ani wykraczać poza ustalony zakres. Jej przebieg może określać przyjęta procedura, a ustalenia mogą opierać się także na informacjach przekazanych przez pracownika, jeśli taki sposób został wcześniej przyjęty.
- uzgodnienie kontroli – pracodawca ustala z pracownikiem termin oraz zakres planowanych czynności;
- miejsce i czas – kontrola odbywa się w godzinach pracy i w miejscu, w którym pracownik wykonuje zdalnie swoje obowiązki;
- poszanowanie prywatności – czynności nie powinny utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem;
- ustalenia po kontroli – w razie stwierdzenia uchybień pracodawca informuje pracownika o potrzebie ich usunięcia lub może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Wypadek przy pracy zdalnej: zgłoszenie i postępowanie powypadkowe
Wypadek przy pracy zdalnej to zdarzenie losowe mające związek z wykonywaniem obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej. Samo zdarzenie nie przesądza jednak o jego kwalifikacji prawnej jako wypadku przy pracy. Pracownik powinien niezwłocznie zgłosić je pracodawcy, zgodnie z ustaloną procedurą.
W zgłoszeniu należy przekazać informacje pomocne w wyjaśnieniu zdarzenia, w szczególności dotyczące miejsca, czasu, wykonywanej czynności, przebiegu wypadku i jego skutków. Informacje te mogą zostać przekazane zespołowi powypadkowemu prowadzącemu dalsze ustalenia.
- zgłoszenie – pracownik przekazuje pracodawcy informację o zdarzeniu niezwłocznie i zgodnie z przyjętą procedurą;
- ustalenia – pracodawca organizuje postępowanie powypadkowe oraz ustala okoliczności i przyczyny wypadku;
- oględziny – zespół powypadkowy może przeprowadzić oględziny miejsca zdarzenia po uzgodnieniu terminu z pracownikiem lub, jeśli jest to konieczne, z domownikiem;
- dokumentacja – gdy okoliczności są jasne, oględziny mogą zostać pominięte, a ustalenia mogą opierać się na dostępnych informacjach i dokumentacji;
- działania po zdarzeniu – pracodawca zapewnia pierwszą pomoc, podejmuje działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie oraz sporządza wymaganą dokumentację powypadkową.
Postępowanie służy ustaleniu przebiegu zdarzenia oraz jego przyczyn i okoliczności. Po zakończeniu ustaleń pracodawca może wdrożyć środki zapobiegawcze ograniczające ryzyko podobnych zdarzeń. Szczegółowy przebieg czynności zależy od okoliczności konkretnego wypadku i przyjętej procedury.